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FAQ pour les AG tenues uniquement par correspondance (sans visio)

1. En ce qui concerne la convocation des Assemblées Générales

1.1 Quels changements en ce qui concerne les documents à joindre ?

AUCUN Ils doivent être joints comme pour n’importe quelle Assemblée générale conformément aux dispositions de l’article 11 du décret du 17 mars 1967. En revanche s’il faut joindre un formulaire…

AUCUN Ils doivent être joints comme pour n’importe quelle Assemblée générale conformément aux dispositions de l’article 11 du décret du 17 mars 1967.

En revanche s’il faut joindre un formulaire de vote par correspondance, il ne faut pas joindre de pouvoir.

1.2 Est-ce que les copropriétaires peuvent toujours contrôler les comptes ?

OUI. Les dispositions de l’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 restent applicables, et il convient donc de permettre le contrôle des comptes par les copropriétaires avant la tenue…

OUI. Les dispositions de l’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 restent applicables, et il convient donc de permettre le contrôle des comptes par les copropriétaires avant la tenue des Assemblées.

Ce contrôle reste, pour l’heure, soumis à la présence physique des copropriétaires dans le lieu choisi à cet effet par le Syndic.

1.3 Quels changements en ce qui concerne l’envoi des convocations ?

AUCUN. Les convocations doivent être envoyées par lettres RAR (ou lettres RAR électroniques) et le délai de 21 jours respecté.

AUCUN. Les convocations doivent être envoyées par lettres RAR (ou lettres RAR électroniques) et le délai de 21 jours respecté.

1.4 Faut-il indiquer un lieu ou une heure de tenue de l’Assemblée sur la convocation ?

NON. L’Ordonnance du 20 Mai 2020 indique à ce sujet : « L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ». De même…

NON. L’Ordonnance du 20 Mai 2020 indique à ce sujet : « L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ». De même l’heure est inutile dans le cadre d’une assemblée qui se tient uniquement par votes par correspondance.

1.5 Comment informer qu’il s’agit d’une Assemblée générale sans présence physique ?

L’Ordonnance du 20 Mai 2020 précise fort logiquement que la convocation doit clairement indiquer que « les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ».

L’Ordonnance du 20 Mai 2020 précise fort logiquement que la convocation doit clairement indiquer que « les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ».

1.6 Faut-il inscrire à l’ordre du jour les résolutions types relatives au bureau de l’Assemblée ?

NON. Les copropriétaires n’ont pas à désigner le bureau de l’Assemblée (cf ci-après). Dès lors les résolutions types relatives au bureau de séance (Président, scrutateurs et secrétaire) doivent être supprimés…

NON. Les copropriétaires n’ont pas à désigner le bureau de l’Assemblée (cf ci-après). Dès lors les résolutions types relatives au bureau de séance (Président, scrutateurs et secrétaire) doivent être supprimés de l’ordre du jour.

1.7 Que prévoir en ce qui concerne le point relatif au « rapport du conseil syndical » ?

Si le Conseil syndical n’a pas adressé de rapport écrit, ce point doit être supprimé de l’ordre du jour.

Si le Conseil syndical n’a pas adressé de rapport écrit, ce point doit être supprimé de l’ordre du jour.

1.8 Que prévoir pour la désignation des membres du Conseil syndical ?

Les candidats ne pouvant se déclarer en séance, il faut les inscrire sur l’ordre du jour et permettre un vote individuel par candidat. En pratique, nous conseillons d’inscrire les membres…

Les candidats ne pouvant se déclarer en séance, il faut les inscrire sur l’ordre du jour et permettre un vote individuel par candidat. En pratique, nous conseillons d’inscrire les membres actuels du Conseil syndical, moins ceux ayant exprimé leur volonté de ne pas se représenter et en y rajoutant les éventuelles candidatures d’autres copropriétaires.

1.9 Que prévoir pour les résolutions relatives aux travaux ?

Il s’agit la des questions des plus délicates à gérer dans ce type d’Assemblée. Il faut donc anticiper au maximum, notamment en prévoyant : la possibilité de voter par société si…

Il s’agit la des questions des plus délicates à gérer dans ce type d’Assemblée. Il faut donc anticiper au maximum, notamment en prévoyant :

  • la possibilité de voter par société si plusieurs devis sont inscrits à l’ordre du jour ou en inscrivant uniquement à l’ordre du jour une délégation au conseil syndical pour choisir l’entreprise qui sera retenue pour réaliser les travaux (pour peu que les travaux relèvent de la majorité de l’article 24).
  • Le montant de vos honoraires au titre du suivi des travaux

1.10 Est-il possible de laisser des blancs dans les projets de résolution ?

NON. Le maitre mot pour ce type d’Assemblée est l’anticipation. Une fois les convocations envoyées il n’est plus possible de procéder à la moindre modification, rectification ou ajout. Il convient…

NON. Le maitre mot pour ce type d’Assemblée est l’anticipation. Une fois les convocations envoyées il n’est plus possible de procéder à la moindre modification, rectification ou ajout.

Il convient donc de relire soigneusement la convocation avec le modèle de questionnaire de vote adressé aux copropriétaires en anticipant leurs réponses pour détecter tout oubli et/ou risque de confusion ou d’incompréhension de leur part.

1.11 Est-ce qu’un copropriétaire peut tout de même donner son pouvoir ?

OUI d’un point de vue théorique. En effet, l’article 22 de la Loi du 10 juillet 1965 qui dispose que « tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire,…

OUI d’un point de vue théorique.

En effet, l’article 22 de la Loi du 10 juillet 1965 qui dispose que « tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat » s’applique toujours.

On peut donc imaginer qu’un copropriétaire donne pouvoir à un mandataire pour remplir son formulaire de vote par correspondance.

Toutefois, il ne faut bien évidemment pas encourager ce type de pratique qui sera incontestablement source de confusion.

Cependant cette possibilité peut devoir s’appliquer lorsque l’Assemblée se tient entre la signature d’une promesse de vente d’un lot et l’acte de vente définitif et que la promesse fait obligation au vendeur de donner pouvoir à l’acquéreur pour assister à l’Assemblée sous peine de devoir assumer les conséquences financières des travaux qui pourraient être votés.

1.12 Comment communiquer avec les copropriétaires ?

Notre conseil est de prévoir une réunion en visio entre la réception des convocations et la date limite pour retourner les formulaires de vote. Cette réunion n’est bien évidemment pas…

Notre conseil est de prévoir une réunion en visio entre la réception des convocations et la date limite pour retourner les formulaires de vote.

Cette réunion n’est bien évidemment pas une Assemblée générale mais une réunion destinée à informer les copropriétaires sur un nombre plus ou moins réduit de points inscrits à l’ordre du jour.

Lors de celle-ci il ne sera donc procédé à aucun vote (en tout cas d’un point de vue juridique) et les professionnels concernés par les décisions à venir peuvent y participer (architectes, Bureaux d’étude, avocats, entrepreneurs, …) afin de pleinement informer les copropriétaires.

De telles réunions permettent :

  • Aux copropriétaires d’être informés, de pouvoir échanger entre eux et de ne pas se sentir « abandonnés » par leur syndic ;
  • D’éviter la dispersion des votes par résolution empêchant ainsi leur adoption (il a d’ores et déjà été noté une augmentation notable des abstentionnistes) ;
  • Aux syndics de garder un lien avec leurs copropriétaires et accessoirement de pouvoir facturer ces réunions au titre d’une vacation ;
  • A tous les acteurs de commencer à s’approprier les outils, les règles et le fonctionnement de ce type de réunion qui vont indiscutablement se développer. A ce sujet l’introduction de séquences vidéo pour informer les copropriétaires semble inéluctable (pour illustrer par exemple la technique de ravalement qui va être mis en œuvre si les travaux sont votés).

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