Il s’agit la des questions des plus délicates à gérer dans ce type d’Assemblée. Il faut donc anticiper au maximum, notamment en prévoyant :

• la possibilité de voter par société si plusieurs devis sont inscrits à l’ordre du jour ou en inscrivant uniquement à l’ordre du jour une délégation au conseil syndical pour choisir l’entreprise qui sera retenue pour réaliser les travaux (pour peu que les travaux relèvent de la majorité de l’article 24).
• Le montant de vos honoraires au titre du suivi des travaux

NON. Le maitre mot pour ce type d’Assemblée est l’anticipation. Une fois les convocations envoyées il n’est plus possible de procéder à la moindre modification, rectification ou ajout.

Il convient donc de relire soigneusement la convocation avec le modèle de questionnaire de vote adressé aux copropriétaires en anticipant leurs réponses pour détecter tout oubli et/ou risque de confusion ou d’incompréhension de leur part.

OUI d’un point de vue théorique.

En effet, l’article 22 de la Loi du 10 juillet 1965 qui dispose que « tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat » s’applique toujours.

On peut donc imaginer qu’un copropriétaire donne pouvoir à un mandataire pour remplir son formulaire de vote par correspondance.

Toutefois, il ne faut bien évidemment pas encourager ce type de pratique qui sera incontestablement source de confusion.

Cependant cette possibilité peut devoir s’appliquer lorsque l’Assemblée se tient entre la signature d’une promesse de vente d’un lot et l’acte de vente définitif et que la promesse fait obligation au vendeur de donner pouvoir à l’acquéreur pour assister à l’Assemblée sous peine de devoir assumer les conséquences financières des travaux qui pourraient être votés.

Notre conseil est de prévoir une réunion en visio entre la réception des convocations et la date limite pour retourner les formulaires de vote.

Cette réunion n’est bien évidemment pas une Assemblée générale mais une réunion destinée à informer les copropriétaires sur un nombre plus ou moins réduit de points inscrits à l’ordre du jour.

Lors de celle-ci il ne sera donc procédé à aucun vote (en tout cas d’un point de vue juridique) et les professionnels concernés par les décisions à venir peuvent y participer (architectes, Bureaux d’étude, avocats, entrepreneurs, …) afin de pleinement informer les copropriétaires.

De telles réunions permettent :

• Aux copropriétaires d’être informés, de pouvoir échanger entre eux et de ne pas se sentir « abandonnés » par leur syndic ;
• D’éviter la dispersion des votes par résolution empêchant ainsi leur adoption (il a d’ores et déjà été noté une augmentation notable des abstentionnistes) ;
• Aux syndics de garder un lien avec leurs copropriétaires et accessoirement de pouvoir facturer ces réunions au titre d’une vacation ;
• A tous les acteurs de commencer à s’approprier les outils, les règles et le fonctionnement de ce type de réunion qui vont indiscutablement se développer. A ce sujet l’introduction de séquences vidéo pour informer les copropriétaires semble inéluctable (pour illustrer par exemple la technique de ravalement qui va être mis en œuvre si les travaux sont votés).