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FAQ pour les AG tenues uniquement par correspondance (sans visio)

2. En ce qui concerne la tenue des Assemblées Générales.

2.9 Dans quelles conditions le procès-verbal doit être signé par le Président de séance ?

Ni le Décret du 17 mars 1967 ni l’Ordonnance du 20 Mai 2020 ne donne de précision à ce sujet. Le syndic et le Président de séance sont donc libres…

Ni le Décret du 17 mars 1967 ni l’Ordonnance du 20 Mai 2020 ne donne de précision à ce sujet. Le syndic et le Président de séance sont donc libres de s’organiser comme ils le souhaitent.

2.10 Que faire si le Président de séance refuse de signer le procès-verbal pour une raison que le syndic considère infondée ?

Le procès-verbal peut être diffusé aux copropriétaires avec la seule signature du syndic (qui est secrétaire de séance de droit).

Il convient de rappeler à ce sujet que si la signature du procès-verbal permet d’assurer sa force probante, l’absence d’une telle signature n’entraîne pas la nullité de l’assemblée générale.

2.8 Comment rédiger le Procès-verbal ?

En ce qui concerne le bureau : Doit-on indiquer des références horaires (de début et de fin) ? NON. Doit-on préciser qui était physiquement présent lors du dépouillement des formulaires de vote…

En ce qui concerne le bureau :

  • Doit-on indiquer des références horaires (de début et de fin) ?

NON.

  • Doit-on préciser qui était physiquement présent lors du dépouillement des formulaires de vote ?

NON. En tout cas ce n’est pas obligatoire.

Que faire si le sens du vote d’un copropriétaire n’est pas exprimé ?

Nous recommandons dans ce cas de l’inscrire comme « Défaillant », ce qui est juridiquement différent d’opposant (Contre) ou d’abstentionniste.

Que faire si le sens du vote d’un copropriétaire n’est pas interprétable ou contradictoire ?

De même, nous recommandons dans ce cas de l’inscrire comme « Défaillant ».

2.7 Peut-on procéder aux votes en seconde lecture prévus par les articles 25-1 et 26-1 ?

OUI. Depuis le 1er juin 2020 ces deux articles sont rédigés comme suit : « la même assemblée se prononce » contrairement à l’ancienne rédaction qui donnait la possibilité à l’Assemblée de le…

OUI. Depuis le 1er juin 2020 ces deux articles sont rédigés comme suit : « la même assemblée se prononce » contrairement à l’ancienne rédaction qui donnait la possibilité à l’Assemblée de le faire ou non.

Il convient donc de mentionner le second vote sur le procès-verbal si les conditions légales en termes de majorité sont obtenues.

Cependant, il existe une situation très difficilement gérable si l’Assemblée doit délibérer sur la candidature de plusieurs syndics. Dans ce cas, il faut bien évidemment procéder à « un premier tour » à la majorité absolue de l’article 25 comme l’imposent les articles 19 et 19-1 du Décret, et si aucun syndic ne recueille la majorité absolue pour être élu, à « un second tour » à la majorité simple de l’article 24 pour les candidats ayant obtenu au moins 1/3 des voix. Or, dans cette situation les copropriétaires ayant exprimé leur vote en faveur d’un candidat éliminé au premier tour ne peuvent exprimer leur choix au 2ème tour. Sauf à envisager des questionnaires de vote à choix multiples difficilement exploitables et source de confusion (et donc de contestation) je ne vois pas quelle solution mettre en œuvre pour résoudre cette problématique.

2.1 Qui assiste à l’Assemblée ?

AUCUN copropriétaire car il n’y a pas d’assemblée mais uniquement un dépouillement des questionnaires reçus. Ce dépouillement est bien évidemment réalisé par le syndic assisté par le Président de séance…

AUCUN copropriétaire car il n’y a pas d’assemblée mais uniquement un dépouillement des questionnaires reçus.

Ce dépouillement est bien évidemment réalisé par le syndic assisté par le Président de séance (si celui-ci le souhaite).

2.2 Doit-on établir une feuille de présence ?

OUI bien que celle-ci n’a guère de sens. En effet, l’article 14 du décret du 17 mars 1967 a toujours vocation à s’appliquer et l’Ordonnance du 20 mai 2020 stipule…

OUI bien que celle-ci n’a guère de sens.

En effet, l’article 14 du décret du 17 mars 1967 a toujours vocation à s’appliquer et l’Ordonnance du 20 mai 2020 stipule que : « Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, …, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale ».

Il faut donc remplir la feuille de présence en y indiquant les copropriétaires qui ont retournés au syndic le questionnaire de vote dans le délai réglementaire et la date de réception de ceux-ci et en la faisant signer au Président de séance.

2.3 Quels sont les formulaires qui peuvent être pris en compte ?

En vertu des dispositions de l’article 9bis du Décret du 17 mars 1967, seuls les formulaires reçus 3 jours francs avant l’Assemblée doivent être pris en compte. Cette disposition ne…

En vertu des dispositions de l’article 9bis du Décret du 17 mars 1967, seuls les formulaires reçus 3 jours francs avant l’Assemblée doivent être pris en compte. Cette disposition ne va pas manquer d’être source de discussions, voir de procédure judicaire.

2.4 Qui est Président de séance ?

L’Ordonnance du 20 Mai 2020 dispose que les missions qui incombent au Président de séance sont assurées par le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres,…

L’Ordonnance du 20 Mai 2020 dispose que les missions qui incombent au Président de séance sont assurées par le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic.

Cette dernière rédaction est des plus floues et nous pouvons que conseiller au syndic d’éviter de devoir désigner un copropriétaire en lieu et place du Président de séance.

2.5 Qui est secrétaire de séance ?

LE SYNDIC par définition en vertu des dispositions de l’article 15 du Décret du 17 mars 1967.

LE SYNDIC par définition en vertu des dispositions de l’article 15 du Décret du 17 mars 1967.

2.6 Doit-on désigner des scrutateurs ?

NON. Il ne peut y en avoir dans ce format d’Assemblée.

NON. Il ne peut y en avoir dans ce format d’Assemblée.

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