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Foire aux questions pour les Assemblées générales tenues uniquement par correspondance (donc sans visio)

Toutes les réponses à vos questions en ce qui concerne les Assemblées générales tenues uniquement par correspondance, de la convocation à la diffusion du procès-verbal.

1. EN CE QUI CONCERNE LA CONVOCATION DES ASSEMBLEES GENERALES.

1.1 Quels changements en ce qui concerne les documents à joindre ?

AUCUN Ils doivent être joints comme pour n’importe quelle Assemblée générale conformément aux dispositions de l’article 11 du décret du 17 mars 1967.

En revanche s’il faut joindre un formulaire de vote par correspondance, il ne faut pas joindre de pouvoir.

1.2 Est-ce que les copropriétaires peuvent toujours contrôler les comptes ?

OUI. Les dispositions de l’article 9-1 du décret du 17 mars 1967 restent applicables, et il convient donc de permettre le contrôle des comptes par les copropriétaires avant la tenue des Assemblées.

Ce contrôle reste, pour l’heure, soumis à la présence physique des copropriétaires dans le lieu choisi à cet effet par le Syndic.

1.3 Quels changements en ce qui concerne l’envoi des convocations ?

AUCUN. Les convocations doivent être envoyées par lettres RAR (ou lettres RAR électroniques) et le délai de 21 jours respecté.

1.4 Faut-il indiquer un lieu ou une heure de tenue de l’Assemblée sur la convocation ?

NON. L’Ordonnance du 20 Mai 2020 indique à ce sujet : « L'assemblée générale des copropriétaires est convoquée sans qu'un lieu de réunion soit déterminé, ni indiqué dans la convocation ». De même l’heure est inutile dans le cadre d’une assemblée qui se tient uniquement par votes par correspondance.

1.5 Comment informer qu’il s’agit d’une Assemblée générale sans présence physique ?

L’Ordonnance du 20 Mai 2020 précise fort logiquement que la convocation doit clairement indiquer que « les copropriétaires ne peuvent voter que par correspondance ».

1.6 Faut-il inscrire à l’ordre du jour les résolutions types relatives au bureau de l’Assemblée ?

NON. Les copropriétaires n’ont pas à désigner le bureau de l’Assemblée (cf ci-après). Dès lors les résolutions types relatives au bureau de séance (Président, scrutateurs et secrétaire) doivent être supprimés de l’ordre du jour.

1.7 Que prévoir en ce qui concerne le point relatif au « rapport du conseil syndical » ?

Si le Conseil syndical n’a pas adressé de rapport écrit, ce point doit être supprimé de l’ordre du jour.

1.8 Que prévoir pour la désignation des membres du Conseil syndical ?

Les candidats ne pouvant se déclarer en séance, il faut les inscrire sur l’ordre du jour et permettre un vote individuel par candidat. En pratique, nous conseillons d’inscrire les membres actuels du Conseil syndical, moins ceux ayant exprimé leur volonté de ne pas se représenter et en y rajoutant les éventuelles candidatures d’autres copropriétaires.

1.9 Que prévoir pour les résolutions relatives aux travaux ?

Il s’agit la des questions des plus délicates à gérer dans ce type d’Assemblée. Il faut donc anticiper au maximum, notamment en prévoyant :

  • la possibilité de voter par société si plusieurs devis sont inscrits à l’ordre du jour ou en inscrivant uniquement à l’ordre du jour une délégation au conseil syndical pour choisir l’entreprise qui sera retenue pour réaliser les travaux (pour peu que les travaux relèvent de la majorité de l’article 24).
  • Le montant de vos honoraires au titre du suivi des travaux

1.10 Est-il possible de laisser des blancs dans les projets de résolution ?

NON. Le maitre mot pour ce type d’Assemblée est l’anticipation. Une fois les convocations envoyées il n’est plus possible de procéder à la moindre modification, rectification ou ajout.

Il convient donc de relire soigneusement la convocation avec le modèle de questionnaire de vote adressé aux copropriétaires en anticipant leurs réponses pour détecter tout oubli et/ou risque de confusion ou d’incompréhension de leur part.

1.11 Est-ce qu’un copropriétaire peut tout de même donner son pouvoir ?

OUI d’un point de vue théorique.

En effet, l’article 22 de la Loi du 10 juillet 1965 qui dispose que « tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat » s’applique toujours.

On peut donc imaginer qu’un copropriétaire donne pouvoir à un mandataire pour remplir son formulaire de vote par correspondance.

Toutefois, il ne faut bien évidemment pas encourager ce type de pratique qui sera incontestablement source de confusion.

Cependant cette possibilité peut devoir s’appliquer lorsque l’Assemblée se tient entre la signature d’une promesse de vente d’un lot et l’acte de vente définitif et que la promesse fait obligation au vendeur de donner pouvoir à l’acquéreur pour assister à l’Assemblée sous peine de devoir assumer les conséquences financières des travaux qui pourraient être votés.

1.12 Comment communiquer avec les copropriétaires ?

Notre conseil est de prévoir une réunion en visio entre la réception des convocations et la date limite pour retourner les formulaires de vote.

Cette réunion n’est bien évidemment pas une Assemblée générale mais une réunion destinée à informer les copropriétaires sur un nombre plus ou moins réduit de points inscrits à l’ordre du jour.

Lors de celle-ci il ne sera donc procédé à aucun vote (en tout cas d’un point de vue juridique) et les professionnels concernés par les décisions à venir peuvent y participer (architectes, Bureaux d’étude, avocats, entrepreneurs, …) afin de pleinement informer les copropriétaires.

De telles réunions permettent :

  • Aux copropriétaires d’être informés, de pouvoir échanger entre eux et de ne pas se sentir « abandonnés » par leur syndic ;
  • D’éviter la dispersion des votes par résolution empêchant ainsi leur adoption (il a d’ores et déjà été noté une augmentation notable des abstentionnistes) ;
  • Aux syndics de garder un lien avec leurs copropriétaires et accessoirement de pouvoir facturer ces réunions au titre d’une vacation ;
  • A tous les acteurs de commencer à s’approprier les outils, les règles et le fonctionnement de ce type de réunion qui vont indiscutablement se développer. A ce sujet l’introduction de séquences vidéo pour informer les copropriétaires semble inéluctable (pour illustrer par exemple la technique de ravalement qui va être mis en œuvre si les travaux sont votés).

2. EN CE QUI CONCERNE LA TENUE DES ASSEMBLEES GENERALES.

2.1 Qui assiste à l’Assemblée ?

AUCUN copropriétaire car il n’y a pas d’assemblée mais uniquement un dépouillement des questionnaires reçus.

Ce dépouillement est bien évidemment réalisé par le syndic assisté par le Président de séance (si celui-ci le souhaite).

2.2 Doit-on établir une feuille de présence ?

OUI bien que celle-ci n’a guère de sens.

En effet, l’article 14 du décret du 17 mars 1967 a toujours vocation à s’appliquer et l’Ordonnance du 20 mai 2020 stipule que : « Le président de séance certifie exacte la feuille de présence et signe, …, le procès-verbal des décisions dans les huit jours suivant la tenue de l'assemblée générale ».

Il faut donc remplir la feuille de présence en y indiquant les copropriétaires qui ont retournés au syndic le questionnaire de vote dans le délai réglementaire et la date de réception de ceux-ci et en la faisant signer au Président de séance.

2.3 Quels sont les formulaires qui peuvent être pris en compte ?

En vertu des dispositions de l’article 9bis du Décret du 17 mars 1967, seuls les formulaires reçus 3 jours francs avant l’Assemblée doivent être pris en compte. Cette disposition ne va pas manquer d’être source de discussions, voir de procédure judicaire.

2.4 Qui est Président de séance ?

L’Ordonnance du 20 Mai 2020 dispose que les missions qui incombent au Président de séance sont assurées par le président du conseil syndical, ou à défaut, l'un de ses membres, ou en leur absence, l'un des copropriétaires votant désigné par le syndic.

Cette dernière rédaction est des plus floues et nous pouvons que conseiller au syndic d’éviter de devoir désigner un copropriétaire en lieu et place du Président de séance.

2.5 Qui est secrétaire de séance ?

LE SYNDIC par définition en vertu des dispositions de l’article 15 du Décret du 17 mars 1967.

2.6 Doit-on désigner des scrutateurs ?

NON. Il ne peut y en avoir dans ce format d’Assemblée.

2.7 Peut-on procéder aux votes en seconde lecture prévus par les articles 25-1 et 26-1 ?

OUI. Depuis le 1er juin 2020 ces deux articles sont rédigés comme suit : « la même assemblée se prononce » contrairement à l’ancienne rédaction qui donnait la possibilité à l’Assemblée de le faire ou non.

Il convient donc de mentionner le second vote sur le procès-verbal si les conditions légales en termes de majorité sont obtenues.

Cependant, il existe une situation très difficilement gérable si l’Assemblée doit délibérer sur la candidature de plusieurs syndics. Dans ce cas, il faut bien évidemment procéder à « un premier tour » à la majorité absolue de l’article 25 comme l’imposent les articles 19 et 19-1 du Décret, et si aucun syndic ne recueille la majorité absolue pour être élu, à « un second tour » à la majorité simple de l’article 24 pour les candidats ayant obtenu au moins 1/3 des voix. Or, dans cette situation les copropriétaires ayant exprimé leur vote en faveur d’un candidat éliminé au premier tour ne peuvent exprimer leur choix au 2ème tour. Sauf à envisager des questionnaires de vote à choix multiples difficilement exploitables et source de confusion (et donc de contestation) je ne vois pas quelle solution mettre en œuvre pour résoudre cette problématique.

2.8 Comment rédiger le Procès-verbal ?

En ce qui concerne le bureau :

  • Doit-on indiquer des références horaires (de début et de fin) ?

NON.

  • Doit-on préciser qui était physiquement présent lors du dépouillement des formulaires de vote ?

NON. En tout cas ce n’est pas obligatoire.

Que faire si le sens du vote d’un copropriétaire n’est pas exprimé ?

Nous recommandons dans ce cas de l’inscrire comme « Défaillant », ce qui est juridiquement différent d’opposant (Contre) ou d’abstentionniste.

Que faire si le sens du vote d’un copropriétaire n’est pas interprétable ou contradictoire ?

De même, nous recommandons dans ce cas de l’inscrire comme « Défaillant ».

2.9 Dans quelles conditions le procès-verbal doit être signé par le Président de séance ?

Ni le Décret du 17 mars 1967 ni l’Ordonnance du 20 Mai 2020 ne donne de précision à ce sujet. Le syndic et le Président de séance sont donc libres de s’organiser comme ils le souhaitent.

2.10 Que faire si le Président de séance refuse de signer le procès-verbal pour une raison que le syndic considère infondée ?

Le procès-verbal peut être diffusé aux copropriétaires avec la seule signature du syndic (qui est secrétaire de séance de droit).

Il convient de rappeler à ce sujet que si la signature du procès-verbal permet d’assurer sa force probante, l’absence d’une telle signature n’entraîne pas la nullité de l’assemblée générale.

3. APRES L’ASSEMBLEE GENERALE.

3.1 Est-ce que les délais habituels post-Assemblée s’appliquent ?

OUI. Le procès-verbal doit être diffusé dans le délai d’un mois à partir de la date de l’Assemblée et les copropriétaires opposants ou défaillants ont deux mois pour éventuellement la contester judiciairement. A défaut l’Assemblée devient définitive.

3.2 Est-ce qu’un copropriétaire peut demander à vérifier les questionnaires de vote ?

OUI. En vertu des dispositions de l’article 33 du Décret du 17 mars 1967, tout copropriétaire peut obtenir communication des procès-verbaux des Assemblées générales avec leurs annexes et les questionnaires de vote font partie de celles-ci.

Cette liste de questions/réponses a bien évidemment vocation à être complétée.

Nous sommes donc particulièrement demandeurs de vos retours pour pouvoir établir la liste de questions la plus exhaustive possible.

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